School Board Meeting – October 28, 2015 – UNOFFICIAL MINUTES

Attendees:

  • School board members, including John Helding (board chair), Brian Auckland (superintendent & elementary school principal), Dave Sather (secondary school principal), Del Guenther, Dixie Budke, Patsy Haber, and Vinny Kramer (ASB representative)
  • Various members of the Lopez community

Awards – The meeting started by recognizing several members of the community with Certificates of Leadership for their special contributions to the school, including:

  • Deston, Canyon, Morgan, Lilly and Hanna – for their participation and leadership in the School Garden program
  • Sara Rabel – for organizing and bringing new energy to the PAC
  • Larry Berg – for filling in many gaps in school athletics this year – the field, equipment, etc.
  • Brandon Miller – Received the “Washingtonian of the Day” Award from Governor Jay Inslee for his question during a recent trip to Olympia (He asked the Governor: “Have you vetoed anything today?”)

Solar Installation Update – Linda Lyshall, District Manager from the San Juan Islands Conservation District, gave an update on the recently installed solar panels on the roof of the gym. Key information people should know:

  • The 36 solar panels were funded, in part, by the Bonneville Environmental Foundation and OPALCO – as well as by 70 community members who collectively invested $35,000 in the program.
  • The installation is a 10 kilowatt system, which produces enough electricity to power a very large house. In lighter months like July, the school expects the panels to pay for its entire electric bill.
  • Beyond the panels themselves, the grant also allows for curriculum for students to learn about renewable energy. Students can track online how much electricity is created.
  • The electricity generated by the panels will help offset the school’s electric bill.
  • After the system is paid off, the school will own the system.
  • Teachers have received the curriculum training for K-12. And, the 2nd grade now plans to build their own windmill at the school.

Delegation – Several members of the community were given 5 minutes each to raise issues to the board:

  • Sarah Rabel thanked the teachers who brought a collaborative solution for helping her child in math, and wanted the board to know about this positive experience.
  • Dwight Lewis, noting the fact that the school’s general fund is growing, recommended that the five furlough days mandated for staff at the school (due to budget constraints) be withdrawn (this was taken up later in the meeting – see below).
  • Volleyball coach, Jeremiah Johnson, announced that the team was going to the district tournament over the weekend. He pointed out the extraordinary teamwork exhibited by the team this year. Board chair John Helding said: “This is the best teamwork I’ve seen on a volleyball team since I’ve been on the island.”

Financial Report – Janette Bumgarner and Debby Cook provided a final financial report for the 2014-15 school year. Highlights include:

    • 2014-15 Enrollment: 224 full-time enrolled (FTE) students (budgeted for 220); 35 special ed. students (budgeted for 33). The school always budgets conservatively. At the end of the school year, WA State pays Lopez for the difference between budgeted and actual numbers.
    • Revenue sources: the two largest sources for 2014-15 revenue were the state (56%) and local taxes/grants (22%)
  • Expenses:
    • 80% of expenses were related to people (58% salaries, 22% benefits)
    • From a program perspective, the top 3 expenses came from: regular instruction (56%), special education (9%), and support services (26%)
    • The biggest decreases in expenses came from: transportation, food services
  • Overall, compared to 2013-14, enrollment was up, and expenses were down.
  • Cost per student went down year-over-year:
    • 2013-14 cost per student: $16,113 (with 218.5 FTEs)
    • 2014-15 cost per student: $14,474 (with 227 FTEs)
  • General fund has gone up:
    • 2014-15 beginning balance: $87,000 (2.2% of expenses)
    • 2014-15 ending balance: $261,000 (7.2% of expenses – long-term goal is 9%)
    • 2015-16 budget: $260,000 (6.2% of expenses)
  • A motion was passed to withdraw the 5 staff furlough days – given the improvements in the overall general fund.

Tech Committee Report – Kathy Booth and Dixie Budke reported the findings and recommendations from a committee looking into the technology needs of the school. This committee was made up of parents, staff, students, graduates, community members and technologists.

  • As part of their comprehensive review, the committee conducted surveys of students and teachers. They found that the top need for students includes tech to support collaboration and competency training with tech/computers. The teachers reported that they don’t know what’s possible with tech – indicating the need for training resources.
  • The committee strongly recommended tech levy for the February 2016 special election. The levy would ask for a minimum of $95,000 per year for 4 years. A levy needs 51% approval to pass.
  • The tax implications of such a levy are $0.08 per $1000 assessed value of land ($32/year per $400K parcel)
  • The goal for the levy would be to ensure every student at Lopez School has access to a computing device – funding the purchase of 250 devices in a 4-year replacement cycle – $900 per device, including maintenance. It’d take 4 years before every student on Lopez has a device.
  • Next steps:
    • Community meeting on November 12 at 6pm at the school to discuss this with the broader community – finalizing a recommendation for the school board to move forward with the levy.
    • Nov. 18 School Board meeting to approval tech levy amount.

ASB Update – Student representative, Vinny Kramer, gave an update from the ASB:

  • There will be a 1:30pm Nov. 10 school assembly to give recognition to veterans on Lopez
  • The ASB is recommending an increase in the number of community service hours to graduate (Patsy Haber suggested a requirement for hours devoted to local community (vs. overseas)

Principal’s Report – Dave Sather gave a Secondary School update:

  • Gave kudos to the ASB for their leadership and accomplishments this year
  • Pointed out the new energy behind the PAC
  • Homecoming – had very well attended games over Homecoming weekend
  • Senior projects highlight – some great ongoing projects – ranging from how to save Orca whales to instituting narcotics anonymous
  • Professional Development Day was a big success
  • Seniors recently took campus visits to UW and Seattle University
  • LIEF – has helped raise $3,000 in grants for teachers
  • Instep – mentioned this year’s trips to France and Greece
  • Garden Fundraiser coming up

Superintendent’s Report – Brian Auckland gave an Elementary School update:

  • Parent/teacher conferences were last week
  • Friday was pajama day
  • Grandparent tea a big success
  • Movie Night is Nov. 13. – Inside Out

School music update – Jessie Hammond gave an overview of the Labor Day 2015 Rock En-Roll Music Festival, a community fundraiser with a goal to provide support for music education in Lopez School.

  • Raised $3500 for the school’s music program and supplies
  • Was a big success – will likely do it again next year

School Board – the board will be sending 2 board members to the annual Washington State School Directors Associate conference in November.

School Renovation Update – John Helding gave an update on where things stand with the school renovation.

  • We are at the end of the design development phase – this week, John Helding and Brian Auckland will be working through finalization of mechanical drawings, floor plans, etc. in order to submit to San Juan County for approval.
  • An independent cost estimate shows that original costs estimates are good.
  • The school district has received an additional $1.3 million in state funding for additional improvements related to school safety.

Staff newsCheryl Harlan, Program Assistant at Lopez Island School District, is retiring.

LIFE Program – great buzz around the school’s garden program – one of the best in WA State. The next LIFE luncheon update at the school is scheduled for November 9th.

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Reunión de la Junta Escolar – 28 de octubre 2015 – MINUTOS NO OFICIAL


Asistentes:
• miembros del consejo escolar, incluyendo a John Helding (presidente de la junta), Brian Auckland (superintendente y director de la escuela primaria), Dave Sather (director de la escuela secundaria), Del Guenther, Dixie Budke, Patsy Haber, y Vinny Kramer (representante ASB)
• Varios miembros de la comunidad López


Premios – La reunión comenzó reconociendo varios miembros de la comunidad con Certificados de Liderazgo por sus contribuciones especiales a la escuela, incluyendo:
• Dustin, Cañón, Morgan, Lilly y Hanna – por su participación y liderazgo en el programa de jardín de la escuela
• Sara Rabel – para organizar y traer nueva energía a la PAC
• Larry Berg – para rellenar muchos huecos en el atletismo de la escuela este año – el campo, equipo, etc.
• Brandon Miller – Recibió el “Washingtonian del día” Premio del Gobernador Jay Inslee por su pregunta durante un reciente viaje a Olimpia (Le pidió al gobernador: “¿Ha vetado nada hoy?”)


Actualización Instalación solar – Linda Lyshall, Gerente de Distrito del Distrito Islas San Juan de la Conservación, dio una actualización sobre los paneles solares instalados recientemente en el techo del gimnasio. Información Las personas clave deben saber:
• Los 36 paneles solares fueron financiados, en parte, por la Fundación Bonneville Ambiental y OPALCO -, así como por los 70 miembros de la comunidad que en conjunto invirtió $ 35,000 en el programa.
• La instalación es un sistema de 10 kilovatios, que produce electricidad suficiente para abastecer una casa muy grande. En los meses más ligeros como julio, la escuela espera que los paneles para pagar la totalidad de su factura de electricidad.
• Más allá de los propios paneles, la subvención también permite plan de estudios para que los estudiantes aprendan acerca de la energía renovable. Los estudiantes pueden realizar un seguimiento en línea cuánta electricidad se crea.
• La electricidad generada por los paneles ayudará a compensar la factura de electricidad de la escuela.
• Después de que el sistema se paga, la escuela será el propietario del sistema.
• Los maestros han recibido la formación curricular para K-12. Y, el segundo grado ahora planea construir su propio molino de viento en la escuela.


Delegación – Varios miembros de la comunidad se les dio 5 minutos cada uno para plantear cuestiones a la junta:
• Sarah Rabel agradeció a los maestros que trajeron una solución de colaboración para ayudar a su hijo en matemáticas, y quería que el tablero para saber acerca de esta experiencia positiva.
• Dwight Lewis, señalando el hecho de que el fondo general de la escuela es cada vez mayor, se recomienda que los cinco días de descanso obligatorio para el personal de la escuela (debido a las limitaciones presupuestarias) se retirará (esto fue llevado más tarde en la reunión – véase más adelante).
• El entrenador de Voleibol, Jeremiah Johnson, anunció que el equipo iba a Torneo distrito durante el fin de semana. Señaló el trabajo en equipo extraordinario exhibido por el equipo este año. Presidente de la Junta John Helding dijo: “Este es el mejor equipo que he visto en un equipo de voleibol desde que he estado en la isla.”


Informe Financiero – Janette Bumgarner y Debby Cocine siempre un informe financiero final para el año escolar 2014-15. Destacan:
• 2014-15 Matrícula: 224 matriculados (FTE) estudiantes de tiempo completo (presupuestaron 220); 35 de educación especial. estudiantes (presupuestados para 33). La escuela siempre presupuestos de forma conservadora. Al final del año escolar, WA Estado paga López por la diferencia entre los números presupuestados y los reales.
• Fuentes de ingresos: las dos mayores fuentes de ingresos para 2014-15 fueron el estado (56%) y locales impuestos / subvenciones (22%)
• Gastos:
o 80% de los gastos estaban relacionados con personas (58% salarios, 22% beneficios)
o Desde el punto de vista del programa, los 3 primeros gastos provino de: instrucción regular (56%), la educación especial (9%), y servicios de apoyo (26%)
o Las mayores disminuciones en los gastos fueron de: transporte, los servicios de alimentación
• En general, en comparación con 2013-14, la matrícula aumentó, y los gastos se redujeron.
• Costo por estudiante cayó año tras año:
o 2013 a 14 costo por estudiante: $ 16.113 (con 218,5 ETC)
o 2014-15 costo por estudiante: $ 14 474 (con 227 ETC)
• Fondo General ha subido:
o 2014-15 saldo inicial: $ 87.000 (2,2% de los gastos)
o equilibrio 2014-15 final: $ 261.000 (7,2% de los gastos – objetivo a largo plazo es del 9%)
o presupuesto 2015-16: $ 260.000 (6,2% de los gastos)
• Una moción fue aprobada a retirar los 5 días de descanso del personal – dadas las mejoras en el fondo general global.


Informe del Comité de Tech – Kathy Booth y Dixie Budke informaron las conclusiones y recomendaciones de un comité de mirar en las necesidades tecnológicas de la escuela. Este comité estaba compuesto por padres, personal, estudiantes, graduados, miembros de la comunidad y tecnólogos.
• Como parte de su examen amplio, el comité realizó encuestas de estudiantes y profesores. Encontraron que la necesidad de la parte superior para los estudiantes incluye tecnología para apoyar la capacitación de colaboración y competencia con equipos de alta tecnología /. Los maestros informaron que ellos no saben lo que es posible con la tecnología – lo que indica la necesidad de recursos de capacitación.
• El comité recomienda encarecidamente gravamen tecnología para la elección especial febrero 2016. El gravamen pediría un mínimo de $ 95.000 por año durante 4 años. Un gravamen necesita 51% de aprobación a pasar.
• Las implicaciones fiscales de tal impuesto es de $ 0.08 por $ 1,000 valor de tasación de la tierra ($ 32 / año por $ 400K parcela)
• El objetivo de la cotización sería para asegurar que cada estudiante en la Escuela de López tiene acceso a un dispositivo informático – la financiación de la compra de 250 dispositivos en un ciclo de reemplazo de 4 años – $ 900 por dispositivo, incluyendo el mantenimiento. Sería tomar 4 años antes de cada estudiante en López tiene un dispositivo.
• Próximos pasos:
o Reunión de la Comunidad el 12 de noviembre a las 18:00 en la escuela para discutir esto con la comunidad en general – ultimar una recomendación de la junta escolar para seguir adelante con la tasa.
o 18 de noviembre de reuniones de la Junta Escolar de cantidad aprobación tecnología gravamen.


ASB Actualización – representante de los estudiantes, Vinny Kramer, dio una actualización de la ASB:
• Habrá un 13:30 noviembre 10 asamblea de la escuela para dar reconocimiento a los veteranos de López
• El ASB está recomendando un aumento en el número de horas de servicio comunitario para graduarse (Patsy Haber sugirió un requisito para horas dedicadas a la comunidad local (frente al extranjero)


Informe de la Directora – David Sather dio una actualización de la Escuela Secundaria:
• Dio felicitaciones a la ASB por su liderazgo y logros de este año
• Señaló la nueva energía detrás de la PAC
Juegos habían muy bien atendidos en fin de semana del regreso al hogar – • Homecoming
• Proyectos Mayores destacan – algunos grandes proyectos en curso – que van desde cómo salvar a las ballenas de la orca de la institución de narcóticos anónimos
• Día de Desarrollo Profesional fue un gran éxito
• Mayores tomaron recientemente visitas a los campus de la Universidad de Washington y la Universidad de Seattle
• LIEF – ha ayudado a recaudar $ 3,000 en becas para profesores
• Empeine – mencionó viajes de este año a Francia y Grecia
• Jardín recaudación de fondos que viene


Informe del Superintendente – Brian Auckland dio una actualización Escuela Primaria:
• Conferencias de padres / maestros eran la semana pasada
• El viernes fue día del pijama
• Abuelos té un gran éxito
• Noche de película es el 13 de noviembre – Inside Out
Actualización de música de la escuela – Jessie Hammond dio una visión general del 2015 Music Festival Día del Trabajo Rock En-Roll, un recaudador de fondos de la comunidad con el objetivo de proporcionar apoyo a la educación musical en la Escuela López.
• Criado $ 3500 para el programa y materiales de la música de la escuela
• ¿Fue un gran éxito – es probable que lo haga de nuevo el próximo año
Junta Escolar – la junta va a enviar 2 miembros de la junta a la Directiva Escolar del Estado de Washington anuales conferencia Asociado en noviembre.


Escuela Renovación Actualización – John Helding dio una actualización sobre cómo están las cosas con la renovación de la escuela.
• Estamos en el final de la fase de desarrollo del diseño – esta semana, John Helding y Brian Auckland estarán trabajando a través de la finalización de dibujos mecánicos, planos, etc., a fin de presentar al condado de San Juan para su aprobación.
• Una estimación de costos independiente demuestra que los costos originales estimaciones son buenas.
• El distrito escolar ha recibido una suma adicional de $ 1.3 millones en fondos estatales para mejoras adicionales relacionadas con la seguridad escolar.


Avisos del personal – Cheryl Harlan, asistente del programa en el Distrito Escolar de la Isla López, se jubila.


Programa LIFE – gran bullicio en torno al programa del jardín de la escuela – uno de los mejores en el Estado de Washington. La próxima actualización almuerzo VIDA en la escuela está programada para el 9 de noviembre.

Special Session: Lopez School Renovation Bond Update Meeting – Sept 29, 2015 – UNOFFICIAL MINUTES

The Lopez School Board held a special meeting on Tuesday from 5-7pm in the School Library to give the community an opportunity to get updated on and ask questions about the plan for using the $9.6 million bond passed last year to conduct major renovations at the Lopez Island School. This was a comprehensive and, at times, lively discussion about significant proposed improvements, construction of which will start in the summer of 2016 and be completed by the start of the 2017 school year. So far, this bond project is on budget and on schedule.

These are our notes, not official minutes. The School Board posts their meeting agendas and minutes on the school website.

This update is meant to 1) provide an update to members of the community who could not attend the meeting, and 2) provide a forum for questions and discussions – via comments on this post. The PAC will help facilitate answers to questions people have – engaging the school board/administration, architecture firm and project management firm, all of whom are open and available to answering any questions we have.

In my opinion, this was a very thorough and positive update on all the ways the bond will be used to address much needed repairs and improvements. In coming board meetings, I’m looking forward to asking about the long-term plan to maintain the systems and infrastructure that this bond will improve.

Attendees:

  • School board members, including John Helding (board chair), Brian Auckland (superintendent & elementary school principal), Dave Sather (secondary school principal), Clive Prout, Del Guenther, Dixie Budke, Eleanor Burke
  • TCF Architecture representatives (Tacoma-based architectural firm)
  • The Robinson Company representatives (Seattle-based project management firm)
  • Various members of the Lopez community

Meeting summary:

This meeting was the culmination of 9 months of “Pre-Design Phase” meetings between the school’s Project Design Advisory Team (PDAT), the architecture firm (TCF) and the project management consulting firm (The Robinson Co.) for the bond project. The objective of the meeting was to present, invite feedback and get board approval on schematic designs for the project. From here, TCF and The Robinson Co. will finalize design plans to prepare for the general contractor bidding process, which will begin in the spring of 2016.

Bond project phases:

  • Pre-Design (Jan-Sept ’15) – Investigation phase, including 7 meetings between PDAT, TCF and The Robinson Company.
  • Schematic Design (Now) – presenting and getting board approval on schematics
  • Design Development (Oct ’15 – Mar ’16) – refine cost estimates, create construction documents, get San Juan County permits
  • Bidding (Apr-Jun ’16) – Getting bids from 4-6 general contractors
  • 3 Construction Phases: 1) Summer 2016 (as soon as school gets out); 2) 2016-17 School Year (as little disruption as possible); 3) Summer 2017 (completed by the time school starts in Sept. ’17).

Over the past month, the collective bond project team has done intense investigation of all the improvements needed at the school: septic tank and sewer lines, repainting inside and outside, parking lot restoration, HAZMAT, water systems, fire suppression systems, food service design, etc. The team has used as many local companies as possible during this phase. It should be noted that the repair needed from the recent electrical fire was covered by insurance and will not require bond funds.

Scope of project

The list of potential improvements to be made, the majority of which I’ve listed below, is extensive. Brian Auckland was kind enough to provide PDFs of the detailed schematics, which you can download here. It should be noted that the list of improvements won’t be final until contractor bids have come in. The project team has categorized improvements as “base” and “alternate” to distinguish between the improvements that are definitely in and those that are dependent on final costs.

Proposed improvements in the schematic include (see schematics for more detail):

  • Repaired and reconfigured parking lots to create a barrier between bus and car areas (improving school safety is a big area of emphasis for the project overall)
  • Making Elementary School parking lot one-way (again, focusing on safety)
  • A reconfigured, larger and covered entrance to Elementary School
  • New sidewalks along perimeter of school
  • Secured dumpsters (they are open to the public now)
  • New paths better connecting different parts of the school campus
  • Septic tanks replaced/upgraded
  • Painting interior and exterior of school
  • Most classrooms will stay same configuration
  • Some rooms will be expanded and/or moved (e.g., science, art, fitness rooms) – A few decisions need to still be made to determine exact locations of each of these new/reconfigured rooms.
  • All bathrooms will be overhauled
  • The kitchen will be overhauled
  • The Quonset hut will not be touched, but it will become the fitness room
  • Several security improvements (fencing, funneling building entry through main entrances, reconfiguring both Secondary and Elementary main offices to face entrances, potentially a keycard access system)
  • A more functional shop
  • Science lab/classroom overhaul – with addition of advanced science lab
  • Gymnasium (overhaul of lighting, acoustics, mechanical systems)
  • Locker rooms overhauled (single person showers, handicapped access)
  • Therapy room added to weight room (required by law, needed by many students)
  • A more functional multipurpose room (addition of bathrooms, move serving stations into kitchen, kitchen closed off from MPR)
  • Replacement of part of the Elementary School roof

Budget

The most discussion and questions came during the budget part of the presentation. The project team provided a detailed spreadsheet that itemized the various costs associated with the scope of work above. The bond that passed is for $9.6 million. Added to this will be $1,635,538 (17%) in WA State matching funds, bringing the total project cost to $11,235,538. An interesting point was raised regarding how the amount of state matching funds varies dramatically depending on the community – based on property values. For instance, certain communities in Eastern Washington might receive 100% matching funds for these types of bond projects.

Here’s a breakdown of some of the larger categories of costs that contribute to $11.236 million:

  • Mechanical: $2.021 million
  • Electrical: $1.286 million
  • Architectural: $3.089 million

Several community attendees were interested in the portion of the overall cost that will go toward the architectural, engineering and project management consulting fees (TCF & The Robinson Co.) Those come to roughly $1.7 million, which is well within the state guidelines for these types of projects. According to Superintendent Bryan Auckland, “we’re getting our pennies out of them, that’s for sure.”

John Helding provided some good context for the budget discussion. Due to favorable interest rates at the time the bond was negotiated, the bond can now be paid off in 15 years, instead of 20. The school will also look for various ways to supplement funding for the project – to help provide more of a cushion against inevitable unforeseen costs/changes along the way. One challenge we’re up against is the relatively unfavorable construction environment in the region, given the construction boom over the past few years. In the past year alone, construction costs have increased 15-20%.

Group discussion

Beyond interest in how the bond money will be spent, there were a few questions about the construction process. Clive Prout asked how disruptive construction will be to students. The project team answered that the summer phases (Phases 1 & 3) will be the busiest. During the school year, there will of course be some disruption, but the team is focused on being “clean, safe and efficient.” Some classrooms will have to be temporarily moved/rotated throughout Phase 2 of construction. The team says that crews might be able to start early (6am) to get particularly disruptive work done before the school day starts.

Dwight Lewis asked if a swing shift might help. Implementing a swing shift would increase costs 8-9% – due to WA State prevailing wage.

Overall, this was a very informative meeting. The project team very clearly spelled out the plan and did a good job answering questions in the room. Board member Dixie Budke said (about TCF and The Robinson Co.) that she was “very pleased with process.”

At the end of the 2-hour meeting, the school board unanimously approved the schematic design.

I encourage readers of this blog post to submit questions – either in the comments section of this post, or via the anonymous suggestion box link on this site.

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La junta escolar celebró una sesión extraordinaria el martes de 5-7 pm en la biblioteca de la escuela para dar a la comunidad la oportunidad de recibir información y hacer preguntas sobre el plan para el uso de la fianza  aprobada el año pasado para llevar a cabo reformas importantes en la escuela. Esta fue una completa y, a veces, animada discusión acerca de las mejoras propuestas, cuya construcción comenzará en el verano de 2016 y sera completada por el inicio del año escolar 2017.  Hasta el momento, este proyecto de bonos es el presupuesto previsto.

Esta actualización es para 1) proporcionar una actualización a los miembros de la comunidad que no pudieron asistir a la reunión, y 2) proporcionar un foro de preguntas y discusiones – a través de los comentarios de esta entrada. El PAC ayudará a facilitar respuestas a las preguntas que tiene la gente – que participan la firma de la junta escolar / administración, estudio de arquitectura y gestión de proyectos, todos los cuales están abiertos y disponibles para responder a cualquier pregunta que tenemos.

En mi opinión, se trataba de una actualización muy completo y positivo en todas las formas en que el bono se utiliza para hacer frente a las reparaciones muy necesarias y mejoras. En las próximas reuniones del consejo, tengo muchas ganas de preguntar sobre el plan a largo plazo para mantener los sistemas y la infraestructura que esta unión mejorará.

Asistentes:
• miembros del consejo escolar, incluyendo a John Helding (presidente de la junta), Brian Auckland (superintendente y director de la escuela primaria), Dave Sather (director de la escuela secundaria), Clive Prout, Del Guenther, Dixie Budke, Eleanor Burke
• representantes TCF Arquitectura (estudio de arquitectura con sede en Tacoma)
• Los representantes Robinson Company (empresa de gestión de proyectos con sede en Seattle)
• Varios miembros de la comunidad López

Resumen de la Junta:

Esta reunión fue la culminación de los 9 meses de reuniones “Fase Pre-Diseño” entre de la escuela de diseño de Proyecto Equipo Asesor (PDAT), la firma de arquitectura (TCF) y la empresa de consultoría de gestión de proyectos (El Robinson Co.) para el proyecto de bonos. El objetivo de la reunión fue presentar, y obtener la aprobación del consejo de diseños esquemáticos para el proyecto. Desde aquí, TCF y The Robinson Co. finalizarán los planes de diseño para prepararse para el proceso de licitación contratista general, que comenzará en la primavera de 2016.

Fases del proyecto de Bonos:
• Pre-Design (enero-septiembre ’15) – fase de investigación, incluyendo 7 encuentros entre PDAT, TCF y The Robinson Company.
• Esquema de diseño (ahora) – presentar y obtener la aprobación del consejo de esquemas
• Diseño Desarrollo (octubre ’15 – Mar ’16) – refinar las estimaciones de costos, crear documentos de construcción, obtener permisos del condado de San Juan
• Licitación (’16 abril-junio) – Obtención de las ofertas de los contratistas generales 4-6
• 3 fases de construcción: 1) Verano 2016 (tan pronto como salga de la escuela); 2) 2016-17 año escolar (la menor interrupción posible); 3) Verano 2017 (completado por la escuela comienza en septiembre ’17).

Durante el mes pasado, el equipo del proyecto de bonos colectiva ha hecho una intensa investigación de todas las majores necesidades d la escuela: líneas de tanques y alcantarillado sépticos, pintura interior y exterior, restauración del estacionamiento, materiales peligrosos, sistemas de agua, sistemas de extinción de incendios, diseño de servicio de alimentos , etc. El equipo ha utilizado muchas empresas locales como sea posible durante esta fase. Cabe señalar que la reparación necesaria por el reciente incendio eléctrico estaba cubierta por un seguro y no requerirá fondos de bonos.

Alcance del proyecto

La lista de posibles mejorías , la mayoría de los cuales he enumerado a continuación, es muy amplia. Brian Auckland tuvo la amabilidad de proporcionar los PDF de los esquemas detallados, que se puede descargar aquí. Cabe señalar que la lista de mejorías no será definitiva hasta que las ofertas de contratistas han llegado. El equipo del proyecto ha categorizado mejorías como “base” y “alternativa” para distinguir entre las mejorías que son definitivamente en y los que dependen de costos finales.

Las mejorías propuestas en el esquema incluyen (ver esquemas para más detalles):
• Reparado y reconfigurado de estacionamiento para crear una barrera entre las áreas de autobuses y coches (mejorar la seguridad escolar es una gran área de énfasis para el proyecto en general)
• Realización de la Escuela Primaria del estacionamiento de un solo sentido (de nuevo, se centra en la seguridad)
• Un reconfigurado, más grande de la entrada cubierta de la Escuela Primaria
• Las nuevas aceras a lo largo del perímetro de la escuela
• contenedores asegurados (que están abiertos al público ahora)
• Nuevos caminos que conecta diferentes partes del campus de la escuela
• Los tanques sépticos reemplazados
• Pintura interior y exterior de la escuela
• La mayoría de las aulas permanecerán con la misma configuración
• Algunas de las habitaciones se ampliarán y / o moverse (por ejemplo, la ciencia, el arte, salas de fitness) – Algunas decisiones deben todavía ser hechas para determinar la ubicación exacta de cada una de estas nuevas habitaciones / reconfiguradas.
• Se revisaron todos los baños
• La cocina será revisado
• El cobertizo no será tocado, pero se convertirá en el gimnasio
• Varias mejorías de seguridad (esgrima, canalizando entrada del edificio a través de las entradas principales, la reconfiguración de las dos oficinas principales Secundaria y Primaria para enfrentar entradas, potencialmente, un sistema de acceso)
• Una tienda más funcional
• reacondicionamiento del laboratorio / aula – con la adición de laboratorio de ciencia avanzada
• Gimnasio (reacondicionamiento de la iluminación, acústica, sistemas mecánicos)
• Vestuarios reacondicionados (duchas unipersonales, acceso para minusválidos)
• Sala de Terapia añadido a sala de pesas (requerido por la ley, que necesita muchos estudiantes)
• Un salón de usos múltiples más funcional (además de baños, mover las estaciones de servicio en la cocina, cocina cerrada desde MPR)
• Sustitución de parte del techo Escuela Primaria

Presupuesto

La mayoría de las discusiones y preguntas vinieron durante la parte del presupuesto de la presentación. El equipo del proyecto proporciona una hoja de cálculo detallado que desglosa los diversos costos asociados con el alcance del trabajo anterior. El vínculo que pasa es que $ 9.6 millones. Sumado a esto habrá $ 1.635.538 (17%) en fondos del estado de Washington, con lo que el costo total del proyecto de $ 11.235.538. Se planteó un punto interesante sobre cómo la cantidad de fondos de contrapartida estatales varía dramáticamente dependiendo de la comunidad – basado en los valores de propiedad. Por ejemplo, algunas comunidades en el este de Washington podrían recibir 100% fondos de contrapartida para este tipo de proyectos de bonos.

He aquí un desglose de algunas de las categorías más grandes de los costes que contribuyen a $ 11.236 millones:
• Mecánica: $ 2.021.000
• Electricidad: $ 1.286.000
• arquitectónico: $ 3.089.000

Varios asistentes de la comunidad estaban interesados ​​en la porción del costo total que se destinará a la arquitectura, ingeniería y gestión de proyectos de honorarios de consultoría (TCF & The Robinson Co.) Aquellos llegado a cerca de US $ 1,7 millones, que se encuentra dentro de las directrices estatales para este tipo de los proyectos. De acuerdo con el Superintendente Bryan Auckland, “estamos llegando a nuestros centavos fuera de ellos, eso es seguro.”

John Helding proporciona un buen contexto para la discusión del presupuesto. Debido a las tasas de interés favorables en el momento del bono se negoció, el bono ahora puede ser pagado en 15 años, en lugar de 20. La escuela también buscará diversas maneras de complementar el financiamiento para el proyecto – para ayudar a proporcionar más de un cojín contra los inevitables imprevistos costos / cambios en el camino. Uno de los retos que nos enfrentamos es el entorno de construcción relativamente desfavorable en la región, dado el auge de la construcción en los últimos años. En el último año, los costos de construcción han aumentado un 15-20%.

Discusión de grupo

Más allá de interés en cómo se gastará el dinero de la fianza, había unas cuantas preguntas sobre el proceso de construcción. Clive Prout preguntó cómo perjudicial construcción será a los estudiantes. El equipo del proyecto respondió que las fases de verano (Fases 1 y 3) serán los más activos. Durante el año escolar, habrá, por supuesto, algunas interrupciones, pero el equipo está centrado en ser “limpio, seguro y eficiente.” Algunas aulas tendrán que ser trasladado temporalmente / girado en toda la fase 2 de construcción. El equipo dice que los equipos podrían comenzar temprano (6 am) para conseguir trabajo particularmente perturbador hecho antes del comienzo de la jornada escolar.

Dwight Lewis preguntó si un turno de la tarde podría ayudar. La implementación de un turno de la tarde aumentaría los costos 08.09% – debido al estado de WA.

En general, fue una reunión muy informativa. El equipo del proyecto claramente explico el plan y hizo un buen trabajo respondiendo a las preguntas en la reunión. Miembro de la junta Dixie Budke dijo (sobre TCF y The Robinson Co.) que estaba “muy contenta con el proceso.”

Al final de la reunión de 2 horas, el consejo escolar aprobó por unanimidad el diseño esquemático.

Animo a los lectores de este blog a enviar sus preguntas – ya sea en la sección de comentarios de este post, o mediante el enlace buzón de sugerencias en este sitio.

UNOFFICIAL MINUTES: Lopez Island School Board Meeting – Sept 29, 2015, Regular Session

The PAC attended this week’s school board meeting. These are our notes, not official minutes. The School Board posts their meeting agendas and minutes on the school website. Thank you Sarah Rabel for attending and taking these notes.

Financial Update

Janette noted that state auditors now focus on “related parties” and so documentation of when/where/and from whom purchases are made is important. Also to document, at the end of the school year, is who employees have affiliations with (specifically who administrators and staff who make large purchases have affiliations with, e.g. spouses). The board noted that the school already posts this info to the Public Disclosure Commission, and Janette agreed that this is more than sufficient.

K-12 enrollment is currently at 229 students (not FTE, but students), of which 196 are on campus (the remainder being students on the virtual academy). This is roughly 10 students above budget, which is good news financially.

Janette gave an overview of August financials, impressing that all numbers are VERY preliminary and that expenditures and revenues WILL change. With that in mind, revenues are at $3.8 million, and expenditures are at $3.6 million.

There was a brief overview of the capitol project fund, but as this was covered in depth at the special session meeting, no details here.

Janette also noted a requirement to estimate, in the school’s financial statements, retirement payments for the next 10 years. Specifics will be forthcoming at a future meeting.

Administrative Reports

LEA expressed great appreciation to the board as to the negotiations process. The final negotiation results were approved unanimously by all who voted.

ASB noted:

  • reviving National Helpers this year.
  • a focus on emphasizing school spirit, and one goal is to announce all sports’ game results.
  • students are expressing appreciation for PACK period.

Elementary Principal report:

  • 5th graders dissected sea urchins last week
  • open house received a nice turnout and was a success
  • in connection with the Lopez dump, 4th graders will be weighing the school’s food waste
  • gratitude and excitement for the grass-roots elementary PAC and for all the efforts and energy around reviving parent involvement in the school.

Secondary Principal report:

  • 6th & 7th graders went to Canoe Island for a day-trip
  • gratitude and excitement for the newly reinvigorated PACs, for all involved in this effort, and noted the impressive turnouts that the meetings continue to have.
  • comments on reasons for PACK (omitting as it is in the secondary PAC minutes). Noted that it was a great opportunity to speak with parents at the secondary PAC meeting on this topic. Also noted that this afternoon’s collaboration was around PACK and was a lot of fun.
  • open house, with 28 parents, was a good turnout.
  • there will be an inservice day on Oct. 9th that will focus in part on math teacher support (both elementary & secondary levels).
  • gratitude for Dixie (board member) for her work on LIEF and on the tech committee.
  • student survey on intensives brought up a lot of enthusiasm and great ideas, ranging from driver’s license training to poetry.

Superintendent’s report:

  • signed off on solar panel inspections and so that is nearly wrapped up.
  • visited Decatur, expressing appreciation for Kelli and everyone there.
  • Oct. 7th will be a superintendent collaborative with all four islands.

Old Business

The tech levy is in the committee process, but the tech committee (including community members and students) is excited to be involved and is creating a “technical advisory” subcommittee. The hope is to have cost estimates for a tech levy by mid-late November, and a levy on the February ballot.

New Business

High school has added American Government, Bridges to Math, and Mythology to its course offerings. The board approved these additions.

The French Club’s France trip proposal, which does not cost the school, was approved with gratitude to Mr. Tetu for an exemplary proposal packet.

Proposal for 2 board members to attend the WSSDA (Washington State School Directors’ Association) conference. Tabled to the next board meeting.

Next board meeting will be Oct. 28th.

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El PAC asistió a la reunión de la junta escolar de esta semana. Estas son nuestras notas, no minutos oficiales. La Junta Escolar publica sus agendas de reuniones y minutos en el sitio web de la escuela. Gracias Sarah Rabel por asistir y tomar estas notas.

Actualización Financiera

Janette señaló que los auditores estatales se centran ahora en “partes relacionadas”, y así la documentación de cuándo / dónde / y de quién se hacen las compras es importante. Además de documentar, al final del año escolar, es que los empleados tienen afiliaciones con (en concreto, que los administradores y el personal que hacen grandes compras tienen afiliaciones con, por ejemplo, los cónyuges). El Consejo destacó que la escuela ya se publica esta información a la Comisión de Divulgación Pública, y Janette de acuerdo en que esto es más que suficiente.

K-12 la inscripción se encuentra actualmente en 229 estudiantes (no FTE, pero estudiantes), de los cuales 196 están en el campus (siendo el resto los estudiantes en la academia virtual). Esto es aproximadamente 10 estudiantes por encima del presupuesto, que es financieramente una buena noticia.

Janette dio una visión general de las finanzas de agosto, impresionando a que todos los números son muy preliminares y que los gastos y los ingresos van a cambiar. Con esto en mente, los ingresos son de $ 3,8 millones, y los gastos son de $ 3.6 millones.

Hubo un breve resumen de los fondos del proyecto del Capitolio, pero como éste estaba cubierto de profundidad en la reunión sesión especial, no hay detalles aquí.

Janette también observó un requisito para estimar, en los estados financieros, pagos de jubilación de la escuela para los próximos 10 años. Específicos serán próximamente en una reunión futura.

Informes Administrativos

LEA expresó su gran agradecimiento a la Junta como al proceso de negociaciones. Los resultados finales de negociación fueron aprobadas por unanimidad por todos los que votaron.

ASB señaló:
• revivir Nacional Ayudantes de este año.
• un enfoque en destacar el espíritu de la escuela, y un objetivo es dar a conocer los resultados del juego todos los deportes.
• Los estudiantes están expresando aprecio por periodo PAQUETE.

Informe Principal Primaria:
• 5º grado disecados erizos de mar la semana pasada
• puertas abiertas recibió una buena participación y fue un éxito
• en relación con el vertedero de López, estudiantes de 4to grado estarán pesando los residuos de alimentos de la escuela
• gratitud y entusiasmo por el popular PAC primaria y por todos los esfuerzos y la energía alrededor de la reactivación de participación de los padres en la escuela.

Secundaria informe principal:
• 6º y 7º grado fueron a Canoe Island para un día de viaje
• gratitud y emoción para los PAC recién revitalizadas, para todos los involucrados en este esfuerzo, y tomó nota de los desvíos impresionantes que las reuniones siguen teniendo.
• comentarios sobre razones para PAQUETE (omitiendo como lo es en los minutos secundarias PAC). Tomó nota de que se trataba de una gran oportunidad para hablar con los padres en la reunión de secundaria PAC sobre este tema. También señaló que la colaboración de esta tarde fue de alrededor de manada y fue muy divertido.
• jornada de puertas abiertas, con 28 padres, fue una buena participación.
• habrá un día en servicio el 09 de octubre, que se centrará en parte de ayuda al profesor de matemáticas (tanto a nivel de primaria y secundaria).
• gratitud por Dixie (miembro de la junta) por su trabajo en LIEF y en el comité técnico.
• Encuesta de los estudiantes en cursos intensivos trajo una gran cantidad de entusiasmo y grandes ideas, que van desde la formación de licencia de conducir a la poesía.

Informe del Superintendente:
• firmaron apagado en las inspecciones de paneles solares y así que es casi envuelto.
• visitaron Decatur, expresando su agradecimiento por Kelli y todo el mundo.
• octubre Séptimo será un superintendente de colaboración con las cuatro islas.

Asuntos Pendientes

El gravamen de tecnología se encuentra en el proceso del comité, pero el comité técnico (incluyendo miembros de la comunidad y estudiantes) se complace en participar y es la creación de un subcomité de “asesoramiento técnico”. La esperanza es que las estimaciones de costos para un gravamen de tecnología a mediados de finales de noviembre, y un impuesto sobre la boleta febrero.

Nuevo negocio

La escuela secundaria ha añadido Gobierno estadounidense, Puentes de Matemáticas, y la mitología de su oferta de cursos. La junta aprobó estas adiciones.

Francia propuesta viaje del club francés, que no cuesta la escuela, se aprobó con gratitud al Sr. Tetu para un paquete de solicitud ejemplar.

Propuesta 2 miembros de la junta para asistir a la conferencia de WSSDA (Asociación de Directores de Escuelas del Estado de Washington ‘). Presentada a la próxima reunión de la junta.

Próxima reunión del Consejo será 28 de octubre.