School Renovation Project “Meet the Contractor” Meeting Notes

Lopez Island School Renovation Update Meeting

July 14, 2016

(No minutes were taken at this meeting; these notes are to give a snapshot of the information shared. For ongoing updates, please go to: http://www.lopezislandschool.org/renovation)

Financial Overview

Brian Auckland explained that the school has and continues to seek additional financial support from the State and the legislature on top of the voter-approved $9.6 million bond. $1.2 million in matching funds has been awarded by the State. The school submitted an “ask” to the legislature this past school year that was denied, but they will submit a second “ask” for at least $1.4 million and are hopeful for a positive response.

Construction Phases

Rick of Faber Construction gave an overview of the four phases of the project.

  • Phase 1 is on schedule and includes replacing the septic tanks, replacing sidewalks, remodeling the locker rooms and nearby hallway, & remodeling 4 MS/HS classrooms.
  • Phase 2 is the largest phase, but they have a head start on it. This phase encompasses more MS/HS classrooms as well as focuses on the elementary side, including the kitchen.
  • Phase 3 encompasses the gym and any remaining classrooms.
  • Phase 4 (next summer) will focus on the corridors.

Communication

Auckland shared that there will be a community open house prior to the start of school.

He noted that with the project moving so quickly, it is challenging to keep up with communication.

Giving, as he said, “just one of thousands of examples” of the pieces to the project, he explained that the fire alarm system is not synced throughout the school. This project will remedy this, as it will with other systems (e.g., the PA system).

Q&A

Auckland and Rick took questions from those in attendance. Questions and answers included:

  • Where will the students eat during the kitchen remodel? This will occur after spring break, and during this time, all students (K-12) will eat lunch in the MS Commons.
  • What is the environmental safety plan for students during the school year? Sections under construction will be blocked off with plastic barriers, and there will be fans blowing to the outside. Classrooms in use will be away from the construction and ideally there will be exterior access doors to those classrooms.
  • Is there a plan for if asbestos is discovered? Yes, they will follow the abatement plan, which is upheld by legal codes and specifies how to contain and dispose of asbestos.
  • During the elementary classroom remodeling, where will those students meet? There are currently 4 classrooms on the secondary side available, including the HUB and culinary (if culinary class moves to during the enrichment time slot).
  • Is the HVAC system school-wide? How is that being handled considering air-borne particles? The elementary HVACs are individual (not school-wide). On the secondary side, the system is school-wide. Follow-up question: So then, will that system be shut off? Answer from the audience: It absolutely will be.
  • Was there testing done for asbestos? During the last renovation, there was some asbestos found, and we anticipate finding a small amount in this renovation. We do not know precisely where it is, but there is the abatement plan.
  • What plan is in effect and what is the oversight for such a plan regarding environmental safety and things that might fall through the cracks? (e.g., what if students are walking by and/or playing near ventilated air coming outside from construction?) Auckland noted that the questions around environmental safety are specific questions that he does not yet know the specific answers to given how many pages the construction document/plan is. Rick seconded this, explaining that they are not to this part in the construction plan. Auckland offered that he is the oversight person. There was concern expressed as to how busy Auckland already is. Auckland noted that the construction company has worked in schools before and thus has substantial experience.
  • Doug Poole (in the audience) noted that there is a set of standards for post-production air quality and asked if there is a plan for that. Auckland and Rick stated that they are not that far into the project yet to answer this but they are sure there is such a plan.
  • Will the ceiling tiles, which have highly inadequate insulation, be reinsulated during this project? This is under an alternate bid, and so this will depend on cost. However, the new roof section will be sealed with new insulation.

 Further Details

Auckland shared that by the end of the project there will be an inner walkway from the playground all the way to Richard Carter’s classroom.

He also noted that there is still the hope of securing a grant for replacing playground equipment. Dave Sather is applying for a second grant on this.

Tina Katzenberger, from the PDAT committee, expressed great appreciation for the contractors, the work being done, and the process around the project.

Notes taken by Sarah Rabel for PAC.

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Renovación López Island School Reunión de actualización

14 de de julio de, el año 2016

(No hay minutos fueron tomadas en esta reunión; estas notas son para dar una instantánea de la información compartida para las actualizaciones en curso, por favor vaya a: http://www.lopezislandschool.org/renovation.)

Resumen financiero

Brian Auckland explicó que la escuela tiene y sigue buscando apoyo financiero adicional del Estado y del poder legislativo en la parte superior de la aprobada por los votantes $ 9.6 millones de fianza. $ 1.2 millones en fondos de contrapartida ha sido otorgado por el Estado. La escuela presentó un “preguntar” a la legislatura el pasado año escolar que fue denegada, pero van a presentar una segunda “preguntar” por lo menos $ 1.4 millones y tienen la esperanza de una respuesta positiva.

Fases de construcción

Rick de Faber construcción dio una visión general de las cuatro fases del proyecto.

Fase 1 se ajusta al calendario e incluye la sustitución de los tanques sépticos, en sustitución de aceras, la remodelación de los vestuarios y cerca del pasillo, y la remodelación de 4 MS / HS aulas.
La fase 2 es la fase más grande, pero tienen una ventaja sobre él. Esta fase abarca más de MS / HS aulas, así como se centra en la parte primaria, incluyendo la cocina.
Fase 3 abarca el gimnasio y las aulas restantes.
Fase 4 (el próximo verano) se centrará en los pasillos.
Comunicación

Auckland compartió que habrá una casa de la comunidad abierta antes del inicio de clases.

Indicó que con el proyecto se mueve tan rápidamente, es difícil mantenerse al día con la comunicación.

Dar, como dijo, “sólo uno de los miles de ejemplos” de las piezas para el proyecto, explicó que el sistema de alarma contra incendios no se sincroniza en toda la escuela. Este proyecto va a remediar esto, como lo hará con otros sistemas (por ejemplo, el sistema de megafonía).

Q & A

Auckland y Rick a las preguntas de los asistentes. Preguntas y respuestas incluyen:

Donde van a comer los estudiantes durante la remodelación de la cocina? Esto ocurrirá después de las vacaciones de primavera, y durante este tiempo, todos los estudiantes (K-12) va a comer el almuerzo en el MS Comunes.
¿Cuál es el plan de seguridad ambiental para los estudiantes durante el año escolar? Las secciones en construcción serán bloqueadas con barreras de plástico, y habrá ventiladores que soplan hacia el exterior. Aulas para su utilización sea lejos de la construcción e idealmente no habrá puertas de acceso exterior a esas clases.
¿Existe un plan de asbesto si se descubre? Sí, van a seguir el plan de disminución, que se confirmó por los códigos legales y especifica cómo contener y eliminar el amianto.
Durante la remodelación aula de primaria, donde se reunirán los estudiantes? En este momento hay 4 aulas en el lado secundario disponibles, incluyendo el HUB y culinaria (si la clase se mueve a culinarias durante el intervalo de tiempo de enriquecimiento).
Es la escuela de todo el sistema de climatización? ¿Cómo es que ser manejado teniendo en cuenta las partículas transportadas por el aire? Los HVACs elementales son individuales (no de toda la escuela). En el lado secundario, el sistema es para toda la escuela. Seguimiento pregunta: ¿Así pues, será que el sistema se apaga? Respuesta de la audiencia: Es absolutamente lo será.
¿Había pruebas realizadas para el amianto? Durante la última renovación, había un poco de asbesto que se encuentra, y anticipamos la búsqueda de una pequeña cantidad de esta actualización. No sabemos exactamente dónde está, pero no es el plan de disminución.
¿Qué plan está en vigor y lo que es la supervisión de un plan de este tipo en relación con la seguridad ambiental y cosas que podrían caer a través de las grietas? (Por ejemplo, ¿qué pasaría si los estudiantes están caminando por y / o jugar al aire cerca ventilada viene fuera de la construcción?) Auckland señalar que las preguntas en torno a la seguridad del medio ambiente son cuestiones específicas que aún no conoce las respuestas específicas a los dados el número de páginas del documento de construcción / plan. Rick secundada esto, explicando que no son de esta parte en el plan de construcción. Auckland ofreció que él es la persona de supervisión. Se notó la preocupación expresada en cuanto a cómo ocupado Auckland ya es. Auckland señaló que la empresa constructora ha trabajado en las escuelas antes y por lo tanto tiene una experiencia considerable.
Doug Poole (en la audiencia) señaló que existe un conjunto de normas para la calidad del aire de post-producción y preguntó si hay un plan para eso. Auckland y Rick declararon que no están tan lejos en el proyecto aún para responder a esto, pero está seguro de que hay un plan de este tipo.
¿Los azulejos del techo, que tienen aislamiento altamente inadecuada, pueden reinsulated durante este proyecto? Esto es en virtud de una oferta alternativa, por lo que este dependerá del costo. Sin embargo, la nueva sección del techo se sella con nuevo aislamiento.
Más detalles

Auckland compartió que para el final del proyecto habrá una pasarela interior del patio de recreo de todo el camino a la clase de Richard Carter.

También señaló que todavía existe la esperanza de obtener una subvención para la sustitución de equipo de juego. Sather de Dave está solicitando una segunda subvención de esta.

Tina Katzenberger, desde el comité de PDAT, expresó su gran aprecio por los contratistas, el trabajo que se realiza, y el proceso en torno al proyecto.

Las notas tomadas por Sarah Rabel para la PAC.

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