Special Session: Lopez School Renovation Bond Update Meeting – Sept 29, 2015 – UNOFFICIAL MINUTES

The Lopez School Board held a special meeting on Tuesday from 5-7pm in the School Library to give the community an opportunity to get updated on and ask questions about the plan for using the $9.6 million bond passed last year to conduct major renovations at the Lopez Island School. This was a comprehensive and, at times, lively discussion about significant proposed improvements, construction of which will start in the summer of 2016 and be completed by the start of the 2017 school year. So far, this bond project is on budget and on schedule.

These are our notes, not official minutes. The School Board posts their meeting agendas and minutes on the school website.

This update is meant to 1) provide an update to members of the community who could not attend the meeting, and 2) provide a forum for questions and discussions – via comments on this post. The PAC will help facilitate answers to questions people have – engaging the school board/administration, architecture firm and project management firm, all of whom are open and available to answering any questions we have.

In my opinion, this was a very thorough and positive update on all the ways the bond will be used to address much needed repairs and improvements. In coming board meetings, I’m looking forward to asking about the long-term plan to maintain the systems and infrastructure that this bond will improve.

Attendees:

• School board members, including John Helding (board chair), Brian Auckland (superintendent & elementary school principal), Dave Sather (secondary school principal), Clive Prout, Del Guenther, Dixie Budke, Eleanor Burke
• TCF Architecture representatives (Tacoma-based architectural firm)
• The Robinson Company representatives (Seattle-based project management firm)
• Various members of the Lopez community

Meeting summary:

This meeting was the culmination of 9 months of “Pre-Design Phase” meetings between the school’s Project Design Advisory Team (PDAT), the architecture firm (TCF) and the project management consulting firm (The Robinson Co.) for the bond project. The objective of the meeting was to present, invite feedback and get board approval on schematic designs for the project. From here, TCF and The Robinson Co. will finalize design plans to prepare for the general contractor bidding process, which will begin in the spring of 2016.

Bond project phases:

• Pre-Design (Jan-Sept ’15) – Investigation phase, including 7 meetings between PDAT, TCF and The Robinson Company.
• Schematic Design (Now) – presenting and getting board approval on schematics
• Design Development (Oct ’15 – Mar ’16) – refine cost estimates, create construction documents, get San Juan County permits
• Bidding (Apr-Jun ’16) – Getting bids from 4-6 general contractors
• 3 Construction Phases: 1) Summer 2016 (as soon as school gets out); 2) 2016-17 School Year (as little disruption as possible); 3) Summer 2017 (completed by the time school starts in Sept. ’17).

Over the past month, the collective bond project team has done intense investigation of all the improvements needed at the school: septic tank and sewer lines, repainting inside and outside, parking lot restoration, HAZMAT, water systems, fire suppression systems, food service design, etc. The team has used as many local companies as possible during this phase. It should be noted that the repair needed from the recent electrical fire was covered by insurance and will not require bond funds.

Scope of project

The list of potential improvements to be made, the majority of which I’ve listed below, is extensive. Brian Auckland was kind enough to provide PDFs of the detailed schematics, which you can download here. It should be noted that the list of improvements won’t be final until contractor bids have come in. The project team has categorized improvements as “base” and “alternate” to distinguish between the improvements that are definitely in and those that are dependent on final costs.

Proposed improvements in the schematic include (see schematics for more detail):

• Repaired and reconfigured parking lots to create a barrier between bus and car areas (improving school safety is a big area of emphasis for the project overall)
• Making Elementary School parking lot one-way (again, focusing on safety)
• A reconfigured, larger and covered entrance to Elementary School
• New sidewalks along perimeter of school
• Secured dumpsters (they are open to the public now)
• New paths better connecting different parts of the school campus
• Septic tanks replaced/upgraded
• Painting interior and exterior of school
• Most classrooms will stay same configuration
• Some rooms will be expanded and/or moved (e.g., science, art, fitness rooms) – A few decisions need to still be made to determine exact locations of each of these new/reconfigured rooms.
• All bathrooms will be overhauled
• The kitchen will be overhauled
• The Quonset hut will not be touched, but it will become the fitness room
• Several security improvements (fencing, funneling building entry through main entrances, reconfiguring both Secondary and Elementary main offices to face entrances, potentially a keycard access system)
• A more functional shop
• Science lab/classroom overhaul – with addition of advanced science lab
• Gymnasium (overhaul of lighting, acoustics, mechanical systems)
• Locker rooms overhauled (single person showers, handicapped access)
• Therapy room added to weight room (required by law, needed by many students)
• A more functional multipurpose room (addition of bathrooms, move serving stations into kitchen, kitchen closed off from MPR)
• Replacement of part of the Elementary School roof

Budget

The most discussion and questions came during the budget part of the presentation. The project team provided a detailed spreadsheet that itemized the various costs associated with the scope of work above. The bond that passed is for $9.6 million. Added to this will be $1,635,538 (17%) in WA State matching funds, bringing the total project cost to $11,235,538. An interesting point was raised regarding how the amount of state matching funds varies dramatically depending on the community – based on property values. For instance, certain communities in Eastern Washington might receive 100% matching funds for these types of bond projects.

Here’s a breakdown of some of the larger categories of costs that contribute to $11.236 million:

• Mechanical: $2.021 million
• Electrical: $1.286 million
• Architectural: $3.089 million

Several community attendees were interested in the portion of the overall cost that will go toward the architectural, engineering and project management consulting fees (TCF & The Robinson Co.) Those come to roughly $1.7 million, which is well within the state guidelines for these types of projects. According to Superintendent Bryan Auckland, “we’re getting our pennies out of them, that’s for sure.”

John Helding provided some good context for the budget discussion. Due to favorable interest rates at the time the bond was negotiated, the bond can now be paid off in 15 years, instead of 20. The school will also look for various ways to supplement funding for the project – to help provide more of a cushion against inevitable unforeseen costs/changes along the way. One challenge we’re up against is the relatively unfavorable construction environment in the region, given the construction boom over the past few years. In the past year alone, construction costs have increased 15-20%.

Group discussion

Beyond interest in how the bond money will be spent, there were a few questions about the construction process. Clive Prout asked how disruptive construction will be to students. The project team answered that the summer phases (Phases 1 & 3) will be the busiest. During the school year, there will of course be some disruption, but the team is focused on being “clean, safe and efficient.” Some classrooms will have to be temporarily moved/rotated throughout Phase 2 of construction. The team says that crews might be able to start early (6am) to get particularly disruptive work done before the school day starts.

Dwight Lewis asked if a swing shift might help. Implementing a swing shift would increase costs 8-9% – due to WA State prevailing wage.

Overall, this was a very informative meeting. The project team very clearly spelled out the plan and did a good job answering questions in the room. Board member Dixie Budke said (about TCF and The Robinson Co.) that she was “very pleased with process.”

At the end of the 2-hour meeting, the school board unanimously approved the schematic design.

I encourage readers of this blog post to submit questions – either in the comments section of this post, or via the anonymous suggestion box link on this site.

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La junta escolar celebró una sesión extraordinaria el martes de 5-7 pm en la biblioteca de la escuela para dar a la comunidad la oportunidad de recibir información y hacer preguntas sobre el plan para el uso de la fianza  aprobada el año pasado para llevar a cabo reformas importantes en la escuela. Esta fue una completa y, a veces, animada discusión acerca de las mejoras propuestas, cuya construcción comenzará en el verano de 2016 y sera completada por el inicio del año escolar 2017.  Hasta el momento, este proyecto de bonos es el presupuesto previsto.

Esta actualización es para 1) proporcionar una actualización a los miembros de la comunidad que no pudieron asistir a la reunión, y 2) proporcionar un foro de preguntas y discusiones – a través de los comentarios de esta entrada. El PAC ayudará a facilitar respuestas a las preguntas que tiene la gente – que participan la firma de la junta escolar / administración, estudio de arquitectura y gestión de proyectos, todos los cuales están abiertos y disponibles para responder a cualquier pregunta que tenemos.

En mi opinión, se trataba de una actualización muy completo y positivo en todas las formas en que el bono se utiliza para hacer frente a las reparaciones muy necesarias y mejoras. En las próximas reuniones del consejo, tengo muchas ganas de preguntar sobre el plan a largo plazo para mantener los sistemas y la infraestructura que esta unión mejorará.

Asistentes:
• miembros del consejo escolar, incluyendo a John Helding (presidente de la junta), Brian Auckland (superintendente y director de la escuela primaria), Dave Sather (director de la escuela secundaria), Clive Prout, Del Guenther, Dixie Budke, Eleanor Burke
• representantes TCF Arquitectura (estudio de arquitectura con sede en Tacoma)
• Los representantes Robinson Company (empresa de gestión de proyectos con sede en Seattle)
• Varios miembros de la comunidad López

Resumen de la Junta:

Esta reunión fue la culminación de los 9 meses de reuniones “Fase Pre-Diseño” entre de la escuela de diseño de Proyecto Equipo Asesor (PDAT), la firma de arquitectura (TCF) y la empresa de consultoría de gestión de proyectos (El Robinson Co.) para el proyecto de bonos. El objetivo de la reunión fue presentar, y obtener la aprobación del consejo de diseños esquemáticos para el proyecto. Desde aquí, TCF y The Robinson Co. finalizarán los planes de diseño para prepararse para el proceso de licitación contratista general, que comenzará en la primavera de 2016.

Fases del proyecto de Bonos:
• Pre-Design (enero-septiembre ’15) – fase de investigación, incluyendo 7 encuentros entre PDAT, TCF y The Robinson Company.
• Esquema de diseño (ahora) – presentar y obtener la aprobación del consejo de esquemas
• Diseño Desarrollo (octubre ’15 – Mar ’16) – refinar las estimaciones de costos, crear documentos de construcción, obtener permisos del condado de San Juan
• Licitación (’16 abril-junio) – Obtención de las ofertas de los contratistas generales 4-6
• 3 fases de construcción: 1) Verano 2016 (tan pronto como salga de la escuela); 2) 2016-17 año escolar (la menor interrupción posible); 3) Verano 2017 (completado por la escuela comienza en septiembre ’17).

Durante el mes pasado, el equipo del proyecto de bonos colectiva ha hecho una intensa investigación de todas las majores necesidades d la escuela: líneas de tanques y alcantarillado sépticos, pintura interior y exterior, restauración del estacionamiento, materiales peligrosos, sistemas de agua, sistemas de extinción de incendios, diseño de servicio de alimentos , etc. El equipo ha utilizado muchas empresas locales como sea posible durante esta fase. Cabe señalar que la reparación necesaria por el reciente incendio eléctrico estaba cubierta por un seguro y no requerirá fondos de bonos.

Alcance del proyecto

La lista de posibles mejorías , la mayoría de los cuales he enumerado a continuación, es muy amplia. Brian Auckland tuvo la amabilidad de proporcionar los PDF de los esquemas detallados, que se puede descargar aquí. Cabe señalar que la lista de mejorías no será definitiva hasta que las ofertas de contratistas han llegado. El equipo del proyecto ha categorizado mejorías como “base” y “alternativa” para distinguir entre las mejorías que son definitivamente en y los que dependen de costos finales.

Las mejorías propuestas en el esquema incluyen (ver esquemas para más detalles):
• Reparado y reconfigurado de estacionamiento para crear una barrera entre las áreas de autobuses y coches (mejorar la seguridad escolar es una gran área de énfasis para el proyecto en general)
• Realización de la Escuela Primaria del estacionamiento de un solo sentido (de nuevo, se centra en la seguridad)
• Un reconfigurado, más grande de la entrada cubierta de la Escuela Primaria
• Las nuevas aceras a lo largo del perímetro de la escuela
• contenedores asegurados (que están abiertos al público ahora)
• Nuevos caminos que conecta diferentes partes del campus de la escuela
• Los tanques sépticos reemplazados
• Pintura interior y exterior de la escuela
• La mayoría de las aulas permanecerán con la misma configuración
• Algunas de las habitaciones se ampliarán y / o moverse (por ejemplo, la ciencia, el arte, salas de fitness) – Algunas decisiones deben todavía ser hechas para determinar la ubicación exacta de cada una de estas nuevas habitaciones / reconfiguradas.
• Se revisaron todos los baños
• La cocina será revisado
• El cobertizo no será tocado, pero se convertirá en el gimnasio
• Varias mejorías de seguridad (esgrima, canalizando entrada del edificio a través de las entradas principales, la reconfiguración de las dos oficinas principales Secundaria y Primaria para enfrentar entradas, potencialmente, un sistema de acceso)
• Una tienda más funcional
• reacondicionamiento del laboratorio / aula – con la adición de laboratorio de ciencia avanzada
• Gimnasio (reacondicionamiento de la iluminación, acústica, sistemas mecánicos)
• Vestuarios reacondicionados (duchas unipersonales, acceso para minusválidos)
• Sala de Terapia añadido a sala de pesas (requerido por la ley, que necesita muchos estudiantes)
• Un salón de usos múltiples más funcional (además de baños, mover las estaciones de servicio en la cocina, cocina cerrada desde MPR)
• Sustitución de parte del techo Escuela Primaria

Presupuesto

La mayoría de las discusiones y preguntas vinieron durante la parte del presupuesto de la presentación. El equipo del proyecto proporciona una hoja de cálculo detallado que desglosa los diversos costos asociados con el alcance del trabajo anterior. El vínculo que pasa es que $ 9.6 millones. Sumado a esto habrá $ 1.635.538 (17%) en fondos del estado de Washington, con lo que el costo total del proyecto de $ 11.235.538. Se planteó un punto interesante sobre cómo la cantidad de fondos de contrapartida estatales varía dramáticamente dependiendo de la comunidad – basado en los valores de propiedad. Por ejemplo, algunas comunidades en el este de Washington podrían recibir 100% fondos de contrapartida para este tipo de proyectos de bonos.

He aquí un desglose de algunas de las categorías más grandes de los costes que contribuyen a $ 11.236 millones:
• Mecánica: $ 2.021.000
• Electricidad: $ 1.286.000
• arquitectónico: $ 3.089.000

Varios asistentes de la comunidad estaban interesados ​​en la porción del costo total que se destinará a la arquitectura, ingeniería y gestión de proyectos de honorarios de consultoría (TCF & The Robinson Co.) Aquellos llegado a cerca de US $ 1,7 millones, que se encuentra dentro de las directrices estatales para este tipo de los proyectos. De acuerdo con el Superintendente Bryan Auckland, “estamos llegando a nuestros centavos fuera de ellos, eso es seguro.”

John Helding proporciona un buen contexto para la discusión del presupuesto. Debido a las tasas de interés favorables en el momento del bono se negoció, el bono ahora puede ser pagado en 15 años, en lugar de 20. La escuela también buscará diversas maneras de complementar el financiamiento para el proyecto – para ayudar a proporcionar más de un cojín contra los inevitables imprevistos costos / cambios en el camino. Uno de los retos que nos enfrentamos es el entorno de construcción relativamente desfavorable en la región, dado el auge de la construcción en los últimos años. En el último año, los costos de construcción han aumentado un 15-20%.

Discusión de grupo

Más allá de interés en cómo se gastará el dinero de la fianza, había unas cuantas preguntas sobre el proceso de construcción. Clive Prout preguntó cómo perjudicial construcción será a los estudiantes. El equipo del proyecto respondió que las fases de verano (Fases 1 y 3) serán los más activos. Durante el año escolar, habrá, por supuesto, algunas interrupciones, pero el equipo está centrado en ser “limpio, seguro y eficiente.” Algunas aulas tendrán que ser trasladado temporalmente / girado en toda la fase 2 de construcción. El equipo dice que los equipos podrían comenzar temprano (6 am) para conseguir trabajo particularmente perturbador hecho antes del comienzo de la jornada escolar.

Dwight Lewis preguntó si un turno de la tarde podría ayudar. La implementación de un turno de la tarde aumentaría los costos 08.09% – debido al estado de WA.

En general, fue una reunión muy informativa. El equipo del proyecto claramente explico el plan y hizo un buen trabajo respondiendo a las preguntas en la reunión. Miembro de la junta Dixie Budke dijo (sobre TCF y The Robinson Co.) que estaba “muy contenta con el proceso.”

Al final de la reunión de 2 horas, el consejo escolar aprobó por unanimidad el diseño esquemático.

Animo a los lectores de este blog a enviar sus preguntas – ya sea en la sección de comentarios de este post, o mediante el enlace buzón de sugerencias en este sitio.

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